Visie-implementatie: van papieren droom naar praktijk

Je hebt als school of opleiding een inspirerende visie geformuleerd. Vervolgens is het de uitdaging om die visie te vertalen naar concreet gedrag op de werkvloer. Daar krijgt de visie namelijk zijn waarde. Dat vraagt om een doordacht implementatieplan. In dit artikel beschrijven we vijf fasen voor visie-implementatie met daarin de belangrijkste elementen voor het implementatieplan.

Fase 1 – Van conceptvisie naar definitieve visie

Een visie is pas waardevol wanneer mensen er hun dagelijkse keuzes op baseren. Hiervoor is een brede betrokkenheid en concrete uitwerking cruciaal. Een veelvoorkomende valkuil is dat de visie wordt ontwikkeld door een klein groepje in de top zonder voldoende draagvlak in de organisatie. Medewerkers voelen zich dan geen eigenaar van de visie en dat vertaalt zich naar de werkvloer. Het is dus beter om het team hierbij te betrekken.

Is het team voldoende klein, dan kun je samen de visie ontwikkelen. In andere gevallen is het slim om met een kleine groep mensen een concept te schrijven en dit via klankbordsessies aan te scherpen. Hiervoor kun je naast collega’s ook andere stakeholders uitnodigen. Denk bijvoorbeeld aan leerlingen, studenten of ouders. In deze sessies deel je de aanleiding en de noodzaak van de nieuwe visie, toets je de leesbaarheid en bespreek je de ideeën en opvattingen die afwijken van het concept. Zo krijg je waardevolle informatie waarmee je het concept kunt verbeteren en wordt tegelijkertijd het draagvlak binnen de organisatie vergroot.

Fase 2 – Het adoptieplan en het ambitieplan

De bedoeling is dat iedereen in de organisatie gaat handelen naar de visie. Dat gaat niet vanzelf. In het begin zul je mensen hierbij moeten helpen. Daarom is het verstandig om een adoptieplan te schrijven. Met dit plan teken je uit hoe je iedereen gaat voorbereiden, toerusten en ondersteunen bij het uitvoeren van de visie. Denk hierbij aan het formuleren van leidende principes en het aanwijzen van voorbeelden, het organiseren van een kick-off en het maken van een communicatieplan. Kijk ook naar je kernkwaliteiten; waar zijn jullie goed in en in welke kwaliteiten moet nog geïnvesteerd worden?

Een goede visie is ook ambitieus. Dat betekent dat je in je visie vertelt waar je over een bepaalde tijd wil zijn. Deze ‘doelen met een deadline’ zorgen ervoor dat je als school of opleiding in beweging komt. Daarom is het aan te raden om een ambitieplan te schrijven. Hierin beschrijf je voor elke ambitie een aanpak met concrete doelen, activiteiten, resultaten en meetmomenten. Ook hier geldt: betrek waar mogelijk het team. Toets bijvoorbeeld de haalbaarheid van de ambitie. Een gezonde spanning tussen de ambitie en de realiteit daagt uit, maar te veel spanning op de verbinding met de actuele realiteit kan de ambitie laten knappen.

Beide plannen worden in principe door het MT opgesteld. Eventueel kan een stuurgroep gevraagd worden om hierbij te ondersteunen.

Fase 3 – De eerste veranderingen doorvoeren en successen boeken

Je bent nu ongeveer 2 tot 3 maanden verder en je gaat nu beginnen met het uitvoeren van de visie. Het advies is om niet meteen alles om te gooien. Begin klein. Start bijvoorbeeld met pilots of makkelijk uitvoerbare acties (“laaghangend fruit”) om momentum te creëren. Help mensen om in deze fase zo veel mogelijk volgens de visie te handelen en vier samen met elkaar de eerste successen. Dit verhoogt het vertrouwen dat de visie werkelijk werkt en motiveert iedereen om verder te gaan.

Fase 4 – Opschalen en borging

In deze fase ga je de verandering(en) verdiepen, verbreden en verankeren. Succesvolle initiatieven en het nieuwe gedrag worden langzaam maar zeker uitgebreid naar de hele organisatie. Bewaak hierbij de voortgang en stuur bij waar dit nodig is. Dit is ook het moment waarop je als school of opleiding structuren in de organisatie aanpast om de nieuwe werkwijze te ondersteunen (bijv. aanpassingen in beleid, in taken, in roosters en in procedures). Daarbij is het belangrijk om in de communicatie over de aanpassingen de verbinding te maken met de visie. Zo voorkom je dat het idee ontstaat dat de aanpassingen het doel zijn. 

Fase 5 – Evaluatie en doorontwikkeling

De evaluatie en doorontwikkelingsfase komt na ongeveer een jaar. Vanaf dit moment ga je actief meten en evalueren in hoeverre de visie daadwerkelijk geleefd en beleefd wordt. Dit kan bijvoorbeeld met enquêtes, teamgesprekken en lesbezoeken. Een hele leuke manier om informatie te verzamelen over de visie, is om collega’s te vragen om de school in te gaan en de visie te fotograferen of te filmen.

Houd met het team reflectiesessies om te bespreken wat goed gaat en waar bijsturing nodig is. Zorg er ook voor dat de visie steeds steviger verankerd raakt in de school.  Denk bijvoorbeeld aan het opnemen van de visie in het inductieprogramma voor nieuwe docenten of het koppelen van de visie aan de open dag.
Gebruik de inzichten uit de evaluatiemomenten ook om de visie eventueel verder aan te scherpen. Denk bijvoorbeeld aan het bijstellen van de ambitie of het opnieuw uittekenen van de kernkwaliteiten.* Zo ontstaat er een cultuur van continu verbeteren waarbij de visie een blijvend kompas is.

*) Een visie is opgebouwd uit het hoger doel, kernwaarden, gewaagde doelen en de kernkwaliteiten. De eerste twee blijven in principe onveranderd. De gewaagde doelen (je ambities) en de kernkwaliteiten kunnen wel bijgesteld worden.

De rol van de schoolleiding

Leidinggevenden vervullen een sleutelrol in het tot leven brengen van de visie: ze geven zelf het goede voorbeeld, koppelen de visie aan dagelijkse beslissingen en spreken medewerkers aan op gedrag dat niet in lijn is met de afgesproken waarden. Als leidinggevenden ander gedrag vertonen dan ze van hun team vragen, ondermijnt dat de geloofwaardigheid van de visie. Daarom is het belangrijk dat leidinggevenden niet alleen in woorden, maar vooral in daden laten zien dat zij commitment tonen. Bijvoorbeeld door in team-overleggen expliciet te verwijzen naar de visie bij het stellen van prioriteiten en door successen die aansluiten bij de visie aan te wijzen en te vieren.

Tot slot

Elke organisatie heeft zijn eigen unieke context en implementatie verloopt in de praktijk over het algemeen dynamisch en niet strikt-lineair. Zo kunnen sommige fasen overlap hebben of iteratief terugkeren. De in dit artikel genoemde fasen bieden dan ook een leidraad voor de implementatie van de visie.
Onthoud ook dat visie-implementatie een lange adem vereist. Blijf na het eerste jaar de koers aanhouden, ook als de eerste nieuwigheid eraf is. Houd de aandacht vast door de visie te blijven agenderen, nieuwe medewerkers hierin te trainen en successen te blijven delen. Door discipline en vasthoudendheid wordt de visie uiteindelijk verankerd in de schoolcultuur.